De doelstelling

De meeste vervoersbedrijven die business travel, executive vervoer of koeriersdiensten aanbieden werken nog steeds via het klassieke model van ‘bellen en bestellen’.

Dat dit systeem in het tijdperk van een informatie- en communicatie economie achterhaald is, hoeven wij u niet te vertellen. Waarom? Het is niet alleen het telefoontje dat uw medewerker tijd kost. Ook de orderbevestiging verwerken, de factuur checken en terugkoppeling bij wijzigingen kunnen uw eigen medewerkers veel tijd kosten.

Ook bij uw bedrijf zal het ongetwijfeld zo zijn dat het grootste deel van inkoop- en administratieprocessen via een geïnformatiseerd systeem verloopt. Waarom zou u dan voor het vervoer van uw directie, personeel of pakketvervoer geen geautomatiseerd proces invoeren?

De doelstelling die Multitax International enkele jaren geleden heeft ingezet, is de verwerkingstijd van een ritopdracht drastisch terug te dringen. Een pilot die een jaar gelopen heeft bij enkele bedrijven, is inmiddels afgerond en met succes behaald.

Buiten deze posten zijn ook de personeelskosten flink gedaald, omdat er met minder chauffeurs hetzelfde resultaat behaald werd, door beter inzicht in de werkzaamheden van het rijdend personeel. Dit heeft uiteraard consequenties voor de uiteindelijke ritprijs.

De praktijk

Om de ritorders te kunnen bestellen heeft u een webrowser en een internetaansluiting nodig. Het pakket bevat standaard functies als boeken van ritten, wijzigen van ritgegevens, annuleren en facturatie.

Als er eenmaal een rit is ingegeven, bevestigd de centralist bij MTI doormiddel van een druk op de knop dat de rit bevestigd is. Dit gebeurt doelbewust niet automatisch. De centralist bekijkt eerst of alle gegevens kloppen, alleen op deze manier kan MTI een goede kwaliteit waarborgen.
Als de rit eenmaal bevestigd is, werkt iedere wijziging volgens hetzelfde principe als de ritbestelling. Zo kunt u op een comfortabele manier, uw ritten beheren. Een ander groot voordeel is dat de verantwoordelijke persoon binnen uw bedrijf, op ieder tijdstip dat het hem of haar uitkomt de data kan bekijken of wijzigen. Men hoeft niet meer op een telefoontje of fax te wachten voor terugkoppeling. Men logt in zoals de werkzaamheden dat toelaten.

Als de auto eenmaal onderweg is, kunt u in de software zien dat de rit gestart is. Er is zelfs een optie mogelijk voor GPS-tracking. U kunt dan op 10 meter nauwkeurig zien, waar de auto zich bevindt.

Maatwerk

Buiten de standaard mogelijkheden van het software pakket, bestaat de mogelijkheid om het pakket aan te passen voor specifieke wensen.
Tot de opties behoren:

· Management rapportage
· Export naar word,excel of html –files
· Grafieken
· Algemene rapportages

Beveiliging

Bij de ontwikkeling van de software is natuurlijk rekening gehouden met een maximale beveiligingsgraad van de software. Via de zogenaamde ‘tunneling-methodiek’ kunnen we de veiligstelling van de data garanderen.